Erreichbarkeit und Sichtbarkeit in ausserordentlichen Zeiten
Die aktuelle Situation ist für die direkte Kundenkommunikation sehr unbefriedigend, denn persönliche Meetings können nicht mehr stattfinden. Dem gesamten Verkaufsprozess fehlt die persönliche Note und die direkte Interaktion. Es ist für Kunden und für Anbieter gleichsam eine ungewohnte Situation, mit der man versucht bestmöglich umzugehen. Die digitalen Möglichkeiten mit Videokonferenzen sind akzeptierte Alternativen. Es herrscht jedoch keine Einigkeit darüber, welches Tool genutzt werden soll. Es sind diverse Produkte und Lösungen am Markt und Unternehmen setzen auf unterschiedliche Tools womit zumindest am Anfang der Meetings Barrieren entstehen.
Tipp: Falls Sie an einer Videokonferenz Teilnehmen oder Teilnehmer zu einer einladen mithilfe eines ungewohnten Tools, sendet man Teilnehmern eine Kurzanleitung als Anhang zur Einladung. Wenn teilgenommen werden soll, besorgt man sich vorher eine Anleitung, damit man vorbereitet ist.
Neben der technischen Vorbereitung ist es ebenfalls wichtig das Online-Meeting wie ein persönliches Meeting vorzubereiten.
- Nur relevante Teilnehmer einladen
- Meeting so kurz wie nötig halten
- Klare und strukturierte Agenda
- Visuelle Darstellung der zu besprechenden Punkte
- Das zu erzielende Ergebnis am Ende des Meetings
- Jeden Teilnehmer abholen und Ergebnis bestätigen lassen
Je mehr Personen an einem Online-Meeting teilnehmen, desto schwieriger fällt es den einzelnen Teilnehmern konzentriert bei der Sache zu bleiben. Insbesondere wenn Agendapunkte vorliegen, die nicht Ihren Themenbereich betreffen.
Tipp: Bitten Sie jeden Teilnehmer mit Kamera teilzunehmen. Die Sichtbarkeit erhöht die Schwelle der Ablenkbarkeit.
Anders als in einem persönlichen Meeting, sollten Sie Ihre zu präsentierenden Punkte immer, soweit möglich in einem Dialog mit den Teilnehmern führen. Je weniger Interaktion stattfindet, desto mehr verfällt der Teilnehmer in den Zuschauermodus. Haken Sie nach und lassen sich von den Teilnehmern Rückmeldung geben. Haben Sie eine kritische Rückmeldung erhalten, dann befragen Sie eine zusätzliche Person, um die Meinung zu bestätigen oder zu entkräften.
Lassen Sie keine Diskussion aufkommen die im Call nicht zielführend geklärt werden kann und verlieren dadurch wertvolle Zeit. Moderieren Sie das Meeting und vertagen Diskussionen mit einem Angebot auf ein bilaterales Gespräch nach der Veranstaltung.
Führen Sie während des Meetings keine unnötigen und langen Monologe, wie in einem persönlichen Meeting (die Konzentrationszeit am Bildschirm ist viel kürzer).
Vermeiden Sie unnötige Wiederholungen von bereits behandelten Punkten. Wir erleben oft in Meetings, dass Punkte fortwährend wiederholt werden und eine überwiegende Zahl der Personen im Call darauf nicht mehr reagieren. Die Personen sind entweder genervt oder gelangweilt, haben aber am Ende aus Höflichkeit nichts gesagt. Nachdem Meeting kann man sich lediglich an ein paar Punkte erinnern und hat das ungute Gefühl eine unproduktive Zeit abgesessen zu haben.
Stellen Sie sicher, dass eine stabile Verbindung besteht. Prüfen Sie vorab die Geschwindigkeit Ihrer Verbindung. Sollte Ihre Verbindungsgeschwindigkeit nicht stabil und schnell genug sein, nutzen Sie kein WiFi, sondern steigen auf eine direkte Netzwerkverbindung um.
Zum Schluss danken Sie jedem Gast persönlich für die Teilnahme, die Wertschätzung sollte ehrlich sein und beenden das Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse und der nächsten Schritte.
Im Nachgang senden Sie den Teilnehmern die Unterlagen inklusive des Protokolls und wenn nötig eine Einladung zu einem Folgetermin.
Wünsche Euch/Ihnen viel Erfolg in diesen schwierigen Zeiten!